Vittenvej 66, 8382 Hinnerup

Når tid, indhold og ressourcer skal gå op i en højere enhed

Mange virksomheder står fra tid til anden overfor komplekse projekter, hvor både tid, indhold og ressourcer skal gå op i en højere enhed.

Før projektet kan gå i gang, skal du som beslutningstager sikre, at projektet får tilført de nødvendige ressourcer eller kompetencer. Det betyder, at du grundlæggende skal have styr på følgende:

  1. At projektet får tilført de nødvendige ressourcer eller kompetencer
  2. Om den forestående opgave kan løses internt eller om der bliver behov for at inddrage en ekstern konsulent

Det kan være rigtig svært at gennemskue om virksomhedens interne ressourcer er tilstrækkelige, eller om du skal knytte en ekstern konsulent til projektet. For at kunne træffe det rette valg, kan det være en rigtig god idé at starte ud med en behovsafklaringsproces.

 

Behovsafklaring

Behovsafklaring kan hurtigt komme til at lyde tungt og en kende uhåndgribeligt. Ikke desto mindre kan det være en stor hjælp til at finde frem til om projektet kan løses internt eller om du skal investere i at få tilknyttet en ekstern konsulent. Og det behøver ikke være så tung en proces som det lyder.

I bund og grund handler det om, at du skal besvare følgende spørgsmål:

  • Har vi internt den erfaring, de kompetencer og den kapacitet det kræver for at nå i mål med det specifikke projekt?
  • Hvad vil være mest omkostningseffektivt i det lange løb? Interne eller eksterne ressourcer?
  • Hvad vil en ekstern konsulent potentielt kunne føje til projektet?

Det er vigtigt, at du reflekterer godt og grundigt over ovenstående spørgsmål før igangsættelsen af ethvert projekt.  Ved at afklare dine behov fra start af, får du det nødvendige overblik over hvad du har brug for, for at sikre, at projektet bliver afsluttet tilfredsstillende og inden for den aftalte tid.

 

Hav blik for detaljerne

Når du skal besvare de overordnede spørgsmål nævnt her ovenfor, er det vigtigt, at du også tænker ned i detaljerne. Kan du eksempelvis svare ja til, at virksomheden besidder de rette kompetencer internt, skal du huske lige at tænke det hele igennem inden du helt affejer muligheden for at få hjælp udefra. Det er nemlig en god ting at overveje potentielle konsekvenser ved at tilknytte en fast medarbejder på et projekt. Hvad sker der eksempelvis med medarbejderens faste opgaver? Vil vedkommende være i stand til at køre projektet sideløbende med dem? Hvis ikke, vil det være nødvendigt at finde en midlertidig løsning. En løsning kan selvfølgelig være, at I sammen vælger at sætte opgaverne på hold i den periode projektet kører. Du kan også vælge at finde en anden medarbejder til at overtage vedkommendes opgaver. Men hvem skal så løse hans eller hendes opgaver? Ja, du kan hurtigt risikere at stå i en situation hvor visse opgaver bliver nødt til at blive tilsidesat fordi de interne ressourcer skal bruges på projektet.

 

Ny medarbejder?

Du kan også vælge at ansætte en ny medarbejder til at varetage de opgaver, der er blevet efterladt af dem, der er blevet sat på projektet. I det tilfælde er det dog vigtigt at have omkostningerne in mente. En ansættelsesproces er ikke kun dyr, men kræver også mange ressourcer rent tidsmæssigt. Det kan tage sin tid at finde den rette medarbejder og kræver ofte også en form for oplæring. Og hvad skal der i øvrigt ske med den nye medarbejder, når projektet når sin afslutning og medarbejderne igen er på sine faste pladser? Vil du have opgaver nok til den nye medarbejder eller vil du være nødt til at afskedige vedkommende igen? En afskedigelse er heller ikke omkostningsfri og er derfor også en proces, der skal overvejes grundigt.

 

Hvad er mest omkonstningseffektivt – i det lange løb?

Ja, der er både fordele og ulemper ved at knytte en intern medarbejder på et givent projekt. Det samme kan siges om en ekstern konsulent. En af de helt store fordele er, at du sikrer, at du får en specialist med skræddersyede kompetencer, der smidigt kommer i mål med dit projekt. En ulempe kan til gengæld være, at det rent økonomisk kan virke ret uoverskueligt sammenlignet med at bruge interne ressourcer. Inden du beslutter dig for det ene eller det andet, vil det være en god idé at overveje hvad der i det lange løb vil være mest omkostningseffektivt. Nogle af de aspekter du kan overveje er direkte løn, indirekte løn, projektstyring og produktivitetsnedgang.

 

Er det pengene værd?

Selvom det på papiret kan virke omkostningstungt at hyre en ekstern konsulent til dit projekt, kan det være en økonomisk smart beslutning i det lange løb. Med en ekstern konsulent er du nemlig sikret en projektleder, der matcher lige nøjagtigt dét projekt du sidder med. Konsulenten har specialiseret sig inden for et specifikt område og har ofte flere års erfaring med at løse lignende projekter. En ekstern konsulent har arbejdet på tonsvis af projekter gennem årene og er vant til at arbejde under pres og i forskellige teams.

Vælger du at knytte en ekstern konsulent på dit projekt er du derfor sikret en erfaren ressource, der fra dag 1 kan overtage projektlederrollen. Det kan enten være for en kortere eller længere periode – det er helt op til dig og projektet. Konsulenten kan eksempelvis blive hyret til at lede et projekt fra start til slut, men kan også blive koblet på projektet undervejs. Det minimerer risikoen for, at du ender med at stå og mangle de rette kompetencer eller ressourcer for at i mål med projektet.

 

Hvad skaber den optimale værdi for projektet?

Der er som sagt mange aspekter at forholde sig til inden man går i gang med et projekt. Om du kan komme i mål med de ressourcer I allerede har i virksomheden eller om det vil være mere omkostningseffektivt at hyre en ekstern konsulent, ved kun du.

I hvert fald, startede denne artikel ud med at pointere vigtigheden af afklare dine og projektets behov inden start. Det vil hjælpe dig til vurdere om jeres interne kompetencer skaber den optimale værdi for projektet – eller om en ekstern konsulent vil kunne tilføre merværdi.

Her i Homatic er det vores erfaring, baseret på feedback fra vores kunder, at eksterne konsulenter i høj grad sikrer, at både tid, indhold og ressourcer går op i en højere enhed i komplekse projekter.

Leave a comment

Privatlivspræferencer
Når du besøger vores hjemmeside, indsamles der forskellige oplysninger om dig, eksempelvis ved hjælp af cookies. Her har du mulighed for at ændre i dine privatlivspræferencer. Vær venligst opmærksom på, at hvis du sletter eller blokerer cookies, kan du risikere, at hjemmesiden ikke fungerer optimalt og, at der vil være indhold som du ikke kan få adgang til.